Le calendrier du gestionnaire
Les principales échéances d’une flotte d’entreprise en France :
| Échéance | Règle | À surveiller |
|---|---|---|
| Contrôle technique (jusqu’à 3,5 t) | Au plus tard 4 ans après la première immatriculation, puis tous les 2 ans. | Les utilitaires légers passent aussi un contrôle pollution entre deux contrôles techniques. |
| Désignation du conducteur | 45 jours après l’envoi de l’avis de contravention. | Sans désignation, l’amende peut atteindre 3 750 € pour la société. |
| Taxes sur les véhicules de tourisme (ex-TVS) | Déclaration annuelle, en janvier pour la plupart des entreprises. | Une taxe CO₂ et une taxe polluants ; les véhicules 100 % électriques en sont exonérés. |
| Permis et certifications | Chaque document a sa propre date de validité. | Vérifier la validité avant d’affecter un chauffeur (permis, ADR…). |
| Assurance | Échéance fixée par le contrat. | Renouvellement et attestation à jour pour chaque véhicule. |
Désignation du conducteur : tenir les affectations à jour
Quand un véhicule de société est flashé, le représentant légal doit indiquer l’identité du conducteur dans les 45 jours (article L121-6 du Code de la route). Payer l’amende à la place du salarié ne suffit pas : la non-désignation est elle-même sanctionnée, jusqu’à 750 € pour le dirigeant et 3 750 € pour la personne morale.
Pour répondre à temps, il faut savoir qui conduisait quel véhicule, et quand. Un registre d’affectation tenu à jour évite les recherches de dernière minute.
Entretien, kilométrage et coûts
Des relevés de kilométrage réguliers permettent de planifier l’entretien au bon moment et de repérer un véhicule qui consomme anormalement. En rattachant chaque dépense (entretien, carburant, réparation) à son véhicule, vous connaissez son coût réel et savez quand il devient plus cher à garder qu’à remplacer.
Sinistres : déclarer vite, garder la trace
Le Code des assurances laisse au moins 5 jours ouvrés pour déclarer un sinistre (2 jours ouvrés en cas de vol), sauf délai plus long prévu par le contrat. Photos, constat et échanges avec l’assureur doivent être conservés avec le dossier du véhicule : ils serviront au suivi du remboursement et à l’analyse de la sinistralité.
Sources
- Légifrance : article L121-6 du Code de la route
- Ministère des Transports : contrôle technique des véhicules
- Service-public.fr : taxes sur l’affectation des véhicules de tourisme
Ce guide donne des repères généraux. Vérifiez les règles applicables à votre situation auprès de l’administration ou de votre conseil.